Dịch công chứng Anh - Việt - dễ mà không dễ

Về bản chất khi dịch công chứng, người dịch phải chịu trách nhiệm chính về độ chính xác và nội dung văn bản trong khi công chứng viên chỉ chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký người dịch. Do đó, khi có vấn đề pháp lý liên quan tới bản dịch, người dịch sẽ là người trước hết phải chịu trách nhiệm. Hậu quả nhẹ nhất có thể đó là người dịch không còn được ký vào văn bản dịch công chứng, nặng hơn, hậu quả pháp lý cũng rất khó lường. Bài viết này đưa ra những lưu ý mà người dịch công chứng nên tuân thủ để tránh những cạm bẫy và có được lợi ích lớn nhất trong nghề nghiệp của mình trong bối cảnh nhu cầu dịch công chứng ngày càng tăng do hội nhập quốc tế sâu rộng và nhu cầu du lịch, học tập nước ngoài tăng không ngừng.

Thứ nhất, đảm bảo tính nhất quán trong phong cách dịch

Phong cách dịch công chứng cần nhất quán trong mọi bản dịch của cá nhân cũng như văn bản dịch của toàn bộ công ty. Thông thường, một công ty dịch hoặc một văn phòng công chứng chỉ có một vài người ký vào bản dịch công chứng trong khi có thể có nhiều người tham gia vào quá trình biên dịch. Sự nhất quán khi dịch thuật mọi văn bản đảm bảo sự tin tưởng từ các đại sứ quán hay cá đối tác nước ngoài đối với tính chính xác của bản dịch cũng như tính xác thực của chữ ký người dịch. Sự nhất quán thể hiện ở mọi bình diện của một văn bản dịch. Những ví dụ có thể kể ra như khi dịch ngày tháng từ tiếng Việt sang tiếng Anh như ngày 15/5/2017 có người sẽ dịch là May 15th, 2017 hay 15th May, 2017, hay 15 May 2017, có người giữ nguyên định dạng tiếng Việt 15/5/2017, có người lại đảo tháng và ngày thành 5/15/2017. Dù bạn chọn cách nào đi chăng nữa thì bạn cần nhất quán trong mọi văn bản, chỉ một kiểu định dạng ngày tháng trong mọi bản dịch của cá nhân và của công ty. Một ví dụ khác là khi chuyển tên người từ tiếng Việt sang tiếng Anh như tên Nguyễn Văn Nam, có người để nguyên là Nguyen Van Nam, chỉ bỏ dấu đi dấu tiếng Việt, có người sẽ dịch là Nam, Nguyen Van, có người để là Nam Nguyen Van. Đối với người nước ngoài thì tên cần để trước, họ để sau, nhưng dù bạn để thế nào cũng họ cũng không bận tâm, điều quan trọng là bạn phải nhất quán trong mọi văn bản để khi nhìn chữ ký của bạn họ biết ngay phong cách dịch của bạn.

Thứ hai, đảm bảo tính nhất quán trong định dạng văn bản

Nhất quán trong định dạng của các bản dịch cũng không kém phần quan trọng. Ví dụ: nếu bạn dịch chứng minh thư nhân dân, mọi bản dịch của bạn cần giống nhau về định dạng. Bạn không nên có bản thì để quốc huy có bản không có, có bản quốc huy hơi mờ bản khác lại rõ. Những người xác thực bản dịch ở các tổ chức nước ngoài thường có nghiệp vụ soi rất chuẩn, chỉ một sự khác biệt nhỏ họ có thể nhận ra ngay. Hoặc là họ sẽ nghi ngờ về tính xác thực đối với bản dịch hoặc không tin tưởng chất lượng dịch của bạn.

Thứ ba, đảm bảo tính rõ nghĩa đối với người nước ngoài.

Nhiều câu trong tiếng Việt, người Việt có thể rất rõ ràng, nhưng nếu bất cẩn khi dịch, người nước ngoài sẽ không thể hiểu được ý nghĩa câu bạn dịch. Ví dụ đơn giản nhất là khi bạn dịch một bản học bạ có ghi là Trường THCS Nguyễn Du, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Tôi thường thấy hầu hết biên dịch sẽ dịch là Nguyen Du Junior Secondary School, Hoan Kiem, Hanoi hay Nguyen Du Lower Secondary School, Hoan Kiem, Hanoi. Nhìn câu dịch dường như không có vấn đề gì nhưng đối với người nước ngoài phần lớn người ta sẽ hiểu Hanoi là gì nhưng sẽ không hiểu Hoan Kiem là gì. Chính vì lẽ đó bạn cần làm rõ là Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội để người ta có thể hiểu ngay lập tức (Nguyen Du Junior Secondary School, Hoan Kiem District, Hanoi City).

Thứ tư, luôn tra cứu khi dịch các tên riêng.

Nhiều văn bản dịch có tên của các doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài. Nếu là doanh nghiệp Việt Nam, bạn hãy tìm hồ sơ của công ty đó và xem người ta viết Tiếng Anh là gì để copy và dán chứ đừng dịch. Trong trường hợp doanh nghiệp nước ngoài, hãy tìm thông tin xem họ có đại diện ở Việt Nam thì dùng tên chính thức được sử dụng, nếu không hãy để nguyên tên ngước ngoài, trừ trường hợp những công ty từ quốc gia sử dụng chữ tượng hình thì bạn cần phiên âm ra tiếng Việt.

Thứ năm, sự cẩn thận trong dịch công chứng là vô cùng cần thiết

Điều này cần có để tránh những sai sót không đáng có. Khi dịch công chứng thường bạn sẽ lưu sẵn các mẫu bản dịch, và khi dịch đến mẫu nào bạn sẽ lấy mẫu đó ra để thay nội dung mới. Tuy nhiên, trong quá trình hiệu đính cho các biên dịch viên, tôi thấy có rất nhiều biên dịch viên bất cẩn, copy dán hay sửa không hết mọi nơi trong một mẫu văn bản dẫn đến trường hợp râu ông nọ cắm cằm bà kia.  Ví dụ thường gặp nhất đó là dịch công chứng hợp đồng lao động và phổ biến nhất là các biên dịch viên quên không sửa số hợp đồng hay trong hợp đồng kinh tế chỉ sửa giá trị hợp đồng mà quên sửa phần giá trị hợp đồng bằng chữ.
Thứ sáu, bạn cần luôn sử dụng văn phong và diễn đạt trang trọng, hình thức khi dịch công chứng.
Bạn cần tránh tuyệt đối viết tắt như “he’s; I’m; I don’t” khi dịch mà phải dùng “he is, I am; I do not” khi dịch. Mỗi câu thường có nhiều cách diễn đạt bạn cần chọn văn phong trang trọng nhất để dịch. Ví dụ, trong tiếng Việt, chúng ta thường hay dùng thể chủ động và ngôi thứ nhất như tôi, chúng tôi, tuy nhiên, văn phong hình thức tiếng Anh tránh dùng ngôi thứ nhất và thể bị động được dùng thường xuyên để đảm bảo tính khách quan.

20% dịch công chứng là rất xương

Như đã nói ở phần đầu, dịch công chứng đến 80% là loại tài liệu thuộc loại dễ hay vô cùng dễ mà bất kỳ người nào có bằng cử nhân ngoại ngữ có thể đáp ứng được khi nắm rõ những yêu cầu quan trọng như trình bày phía trên. 20% tài liệu dịch công chứng còn lại thường không phải là loại văn bản trung bình mà là loại khó và rất khó đòi hỏi người dịch phải nắm rõ chuyên ngành cụ thể để có thể làm rõ nghĩa văn bản. Các loại văn bản khó này thường là phán quyết của tòa án, tài liệu đấu thầu, hợp đồng bảo hiểm, đề án, đề tài xin tài trợ, tài liệu sở hữu trí tuệ, bản quyền….

    Đối với các loại tài liệu chuyên môn này, nếu bạn không nắm rõ thuật ngữ chuyên ngành hoặc bản chất văn bản, từ chối là quyết định khôn ngoan nhất.

Thứ nhất, bởi vì đó là những miếng xương, nếu bạn cố gặm, thì bạn cũng sẽ mất rất nhiều thời gian trong khi vẫn không đảm bảo chắc chắn về tính chính xác. Thứ hai, nếu có sai sót gì xảy ra do hiểu làm từ bản dịch của bạn, bạn sẽ gặp rủi ro ảnh hưởng tới danh tiếng và nghề nghiệp của mình.

Làm thế nào để dịch công chứng hiệu quả nhất?

Trang bị cho mình một phần mềm hỗ trợ dịch thuật như Trados Studio.

Với SDL Trados Studio bạn có thể lưu toàn bộ thành quả dịch vào bộ nhớ dịch và bạn có thể sử dung lại những mẫu văn bản lặp đi lặp lại với thời gian nhanh nhất. Thông thường một biên dịch viên một ngày có thể dịch từ 6 trang văn bản thông thường và khoảng 20 trang văn bản dễ. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm, bạn có thể hoàn thành khối lượng văn bản hàng trăm trang nếu bộ nhớ của bạn đã có sẵn các câu để sử dụng lại.

Làm giàu bộ nhớ dịch của bạn

Hãy làm giàu bộ nhớ bằng cách khớp các văn bản song ngữ như hợp đồng, văn bản pháp luật, thông tư, quyết định, nghị định, pháp lệnh, luật… Bộ nhớ từ những văn bản này là tài liệu tham khảo rất hữu dụng cho việc tra cứu hoặc sử dụng lại các câu trong văn bản.

Xây dựng cơ sở thuật ngữ MultiTerm

Cơ sở thuật ngữ  cho phép bạn tra cứu ngay trong quá trình dịch thuật và giảm số lượng phím cần gõ để dịch từ, cụm từ. Thuật ngữ có thể thêm ngay trong quá trình bạn sử dụng SDL Trados Studio và có thể thêm trong những lúc rảnh rỗi để làm việc hiệu quả khi bận rộn. Làm như vậy bạn có một thanh kiếm sắc bén và sẵn sang ra trận bất kỳ lúc nào.

Trang bị cho mình tri thức về các lĩnh vực phổ biến

Các lĩnh vực phổ biến trong dịch công chứng thường là kế toán tài chính, hợp đồng, tư pháp quốc tế, luật dân sự, luật hôn nhân gia đình. Các tài liệu phổ biến là các báo cáo tài chính, hợp đồng hợp tác, hợp đồng phân phối, quyết định ly hôn, quyết định về tranh chấp tài sản… Khi có kiến thức về các lĩnh vực liên quan bạn sẽ tự tin hơn khi biên dịch và làm việc cũng nhanh hơn nhiều.

Luôn tuân thủ quy trình dịch thuật

Quy trình dịch thuật bao gồm các bước: Dịch thuật - Hiệu đính - Đọc soát cần được tuân thủ để hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra.

So sánh một số từ tiếng Anh theo văn phong thông thường và hình thức

Dưới đây là danh mục một số từ, cụm từ so sánh giữa văn phong hình thức và thông thường trong tiếng Anh