Hotline: 0967 090 488
Hệ thống cho phép điều hành và quản trị các công việc văn phòng qua mạng internet thông qua máy tính và các thiết bị di động như máy tính bảng hay điện thoại thông minh.
Hệ thống quản trị văn phòng điện tử còn cho phép quản lý văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, hợp đồng… và điều hành quản trị văn phòng toàn diện và chuyên nghiệp, phù hợp với cả khối doanh nghiệp tư nhân và cơ quan nhà nước.
Mỗi cá nhân trong đơn vị đều có thể tự tạo và quản lý công việc cho bản thân, việc này giống như một cuốn sổ tay công việc cá nhân; tuy nhiên, phần mềm tích hợp tính năng nhắc việc khi công việc gần đến hạn hoặc quá hạn phần mềm sẽ tự động gửi email tới để kiểm soát mức độ hoàn thành công việc được tốt hơn và tránh tình trạng bỏ sót công việc phải làm.
Tính năng nhắc việc giao việc được thể hiện qua thao tác chuyển việc. Việc được giao/nhắc sẽ được gửi ngay tới email của người nhận và được lưu trên trang “Công việc của tôi” của từng người dùng. Người dùng luôn theo dõi được các công việc mình cần xử lý, trong trường hợp nếu quá tải có thể chuyển tiếp công việc sang đồng cấp để nhờ xử lý. Các trạng thái chính của công việc bao gồm chưa xử lý, đã xử lý, đã chuyển tiếp, chờ và hủy.
Mỗi công việc bao gồm các ni dung như tiêu đề, miêu tả, người chịu trách nhiệm, hạn chót, người tạo việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc…
Thao tác chính khi bắt đầu công việc, ta bấm nút bắt đầu và khi kết thúc, ta bấm nút kết thúc.
Các công việc hoàn thành sẽ được lưu lại tại menu các công việc hoàn thành và các công việc đã chuyển sẽ hiển thị ở menu công việc đã giao.
Khi giao việc – nhắc việc, email sẽ được gửi đồng thời tới người tạo việc và người nhận việc.
Người giao việc – nhắc việc có thể nhìn thấy trạng thái công việc của người nhận việc, đồng thời cũng có thêm nút nhắc việc để gửi tới hộp tin nhắn của người nhận việc.
Văn bản nội bộ là nơi lưu trữ các quyết định, tờ trình, đề xuất, quy định, tài liệu... của đơn vị. Nói cách khác văn bản nội bộ là kho lưu trữ tất cả các văn bản, giấy tờ mang tính nội bộ của doanh nghiệp. Điểm quan trọng trong mô-đun này là văn bản được phân theo từng loại do doanh nghiệp quy định; quyền truy cập cũng được phân rõ theo từng cấp độ bảo mật. Khi tạo văn bản, có lựa chọn gửi email văn bản đến từng thành viên, nhóm thành viên trong công ty. Thêm vào đó, phần mềm cũng cung cấp tính năng tìm kiếm để truy xuất văn bản nhanh nhất khi cần.
Văn bản đi cho phép lưu trữ các văn bản do đơn vị phát hành, khi tạo văn bản đi phần mềm sẽ tự động tạo công việc cho người phụ trách và những người phối hợp (nếu có) để hoạt động văn bản được thực hiện suôn sẻ.
Khi nhập văn bản đến phần mềm sẽ tự động tạo ra công việc cho người phụ trách (có thể là lãnh đạo cao cấp nhất của đơn vị), từ màn hình công việc của tôi, người phụ trách có thể tiến hành ủy quyền/giao việc để xử lý công văn.
Mô-đun hợp đồng gồm 2 loại hợp đồng chính là hợp đồng đầu thu (hợp đồng nhận từ khách hàng) và hợp đồng đầu chi (hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ).
Hợp đồng cho phép lưu lại các thông tin chính của hợp đồng như số hiệu, đối tác, ngày ký, giá trị…..
Hợp đồng cũng cho phép nhập các thông tin tạm ứng thanh toán theo từng thời kỳ.
Thêm vào đó, mục theo dõi bảo lãnh sẽ giúp người phụ trách theo dõi và giải tỏa bảo lãnh hợp đồng theo đúng thời hạn tránh gặp sự cố đối với dòng tiền của doanh nghiệp.
Mỗi mô-đun phần mềm đều đi kèm với các báo cáo, ví dụ mô-đun quản trị - điều hành công việc có các báo cáo công việc của cá nhân và báo cáo chung công việc của toàn đơn vị hoặc phòng ban theo thời gian. Các mô-đun văn bản và hợp đồng đều có các báo cáo tổng hợp. Các báo cáo có thể xuất ra excel nhằm mục đích in ấn hoặc báo cáo cấp trên.
Hệ thống cho phép phân từng quyền Xem, Sửa, Xóa, Thêm đối với từng cá nhân ở các mô-đun văn bản và hợp đồng.
Tất cả các thông tin quan trọng như mật khẩu đều được mã hóa một chiều (chỉ có thể xác thực chứ không thể giải mã ngược được). Tất cả các thông tin quan trọng khác… được mã hóa hai chiều (có thể giải mã ngược được bởi hệ thống nhưng trong trường hợp xấu nhất nếu ai đó (có thể là nhân viên IT cũ của doanh nghiệp) lấy được toàn bộ cơ sở dữ liệu của hệ thống cũng không thể đọc được nội dung của cơ sở dữ liệu. Tất cả các câu truy vấn dữ liệu đều được tham số hóa chống việc tiêm mã độc vào cơ sở dữ liệu. Toàn bộ hệ thống đã được kiểm thử tính bảo mật và quét tấn công bằng nhiều chương trình quét bảo mật chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn thông tin khi vận hành trên hệ thống Internet.
Nền tảng công nghệ
Công nghệ sử dụng: Web Application - Phần mềm chạy trên nền web; doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp phần mềm như một tên miền web hoặc một tên miền con của doanh nghiệp hoặc cũng có thể cài trên hệ thống mạng nội bộ. Điều này tiết kiệm được chi phí cài đặt, bảo trì phần mềm và tránh được các rủi ro khi tải ứng dụng về máy tính hay thiết bị di động vì tin tặc có thể làm giả ứng dụng và chèn virus nhằm xâm nhập hệ thống người dùng.
Công nghệ lập trình: .NET 4.5.2 - Ngôn ngữ C#
Cơ sở dữ liệu: MySQL hoặc MariaDb giúp người dùng không mất chi phí tốn kém khi mua bản quyền các cơ sở dữ liệu lớn như MSSQL hay Oracle mà vẫn đảm bảo tính mở rộng và ổn định của cơ sở dữ liệu.
Tính mở rộng và tùy biến
Hệ thống được thiết kế mở và khách hàng có thể yêu cầu thêm các tính năng và có thể tùy biến và tích hợp dễ dàng vào hệ thống hiện có để quản trị doanh nghiệp trên một hệ thống thống nhất.
